Lettera di richiamo, cos’è e come si scrive

La lettera di richiamo è uno strumento utilizzato dal datore di lavoro per ammonire un dipendente che non ha rispettato gli obblighi contrattuali, spesso come preludio a una sanzione disciplinare. Ad esempio, può essere inviata per ritardi frequenti o per scarso rendimento: motivi più o meno seri ai quali il datore di lavoro desidera porre rimedio, valutando la necessità di ulteriori provvedimenti. In questo articolo, analizzeremo cosa rappresenta una lettera di richiamo, le ragioni per cui viene emessa, come redigerla efficacemente e le potenziali conseguenze che può comportare.

Tutto ciò che c’è da sapere a proposito di una lettera di richiamo

Una lettera di richiamo, come abbiamo visto, è un documento ufficiale con cui un datore di lavoro esprime al dipendente le proprie preoccupazioni riguardo al suo comportamento o alle sue prestazioni. Serve a mettere in evidenza le infrazioni alle politiche aziendali o il mancato raggiungimento degli standard richiesti. La severità della lettera può variare in base alla gravità del problema e può rappresentare un primo avvertimento o una fase di un processo disciplinare più esteso.

Vediamo nel dettaglio i motivi per cui il datore di lavoro può inviare una lettera di richiamo

Un datore di lavoro può avere vari motivi per inviare una lettera di richiamo a un dipendente. Tra questi motivi vi sono comportamenti inadeguati, scarse prestazioni lavorative, infrazioni alle politiche aziendali o uso improprio delle risorse dell’azienda. Esaminiamoli più da vicino.

Comportamenti inappropriati

La lettera di richiamo può essere impiegata per affrontare comportamenti inadeguati sul posto di lavoro, come mancanza di rispetto verso colleghi o clienti, atteggiamenti irrispettosi o atti di discriminazione. Questo documento serve a segnalare il problema e a sollecitare il dipendente a correggere il proprio comportamento.

Prestazioni scadenti

Quando un dipendente non raggiunge gli standard di rendimento o qualità del lavoro richiesti, può essere necessario inviare una lettera di richiamo. Ciò può avvenire se il dipendente non rispetta le scadenze, commette errori ripetuti o non soddisfa gli obiettivi prefissati. La lettera di richiamo serve a sottolineare le aree che necessitano miglioramento e a stabilire un piano d’azione per recuperare le prestazioni.

Violazioni delle politiche aziendali

Una lettera di richiamo può essere utilizzata quando un dipendente infrange le politiche aziendali, come nel caso di assenze ingiustificate o abuso delle ferie. La gestione delle ferie e dei permessi è una delle attività più complesse ma determinanti per garantire il corretto svolgimento delle attività lavorative. Un provvedimento disciplinare di questo tipo serve quindi a ricordare l’importanza di rispettare le regole aziendali e a indicare le possibili conseguenze di tali comportamenti.

Utilizzo improprio delle risorse aziendali

Se un dipendente fa un uso scorretto o abusa delle risorse aziendali, come computer, attrezzature o forniture, il datore di lavoro può inviare una lettera di richiamo. Questo documento evidenzia il comportamento scorretto e richiede un utilizzo appropriato delle risorse aziendali.

Come scrivere una lettera di richiamo

Naturalmente, la lettera di richiamo non ha importanza solo per il lavoratore, ma anche per il datore di lavoro che la scrive. Infatti, redigere una lettera di richiamo non è affatto semplice, e la sua stesura deve seguire delle regole rigide. Ecco quali sono.

Prima di redigere una lettera di richiamo, è fondamentale che questa presenti tre caratteristiche essenziali:

Dettagliata

Il datore di lavoro deve specificare chiaramente il motivo per cui viene emessa la lettera, descrivendo in modo preciso e chiaro ciò che viene contestato. È fondamentale includere dettagli come la data e l’ora dell’evento contestato, nonché il luogo in cui è avvenuto.

Immediata

La lettera di richiamo deve essere inviata tempestivamente. Il tempo trascorso dall’evento contestato all’invio della lettera deve essere limitato, permettendo al datore di lavoro di verificare accuratamente quanto accaduto e decidere di procedere con la contestazione.

Inalterabile

Una volta inviata, la lettera di richiamo non può essere modificata. Il contenuto rimane fisso e, in caso di sanzione a carico del dipendente, non si possono aggiungere motivi diversi da quelli contestati nella lettera.

Ricapitolando, per essere valida, la lettera di richiamo deve necessariamente contenere tutte le seguenti informazioni:

• Luogo e data di redazione;
• Informazioni del datore di lavoro;
• Informazioni del dipendente;
• Descrizione dettagliata dell’evento o del comportamento oggetto del richiamo, inclusi i riferimenti normativi alle violazioni contestate;
• Conseguenze, specificando le azioni che il datore di lavoro intende intraprendere qualora la contestazione non venga adeguatamente giustificata o in caso di recidiva;
• Termine per la risposta, che generalmente è di 5 giorni dalla ricezione della lettera (un termine più breve potrebbe non essere considerato legittimo).

Questi elementi sono essenziali per una lettera di richiamo corretta e completa.