Come gestire le tue riunioni online senza tensioni, quanto dovrebbero durare e quante pause sono necessarie per ridurre lo stress
Gli incontri online, sia che si tratti di meeting di lavoro o di riunioni sociali, sono diventati parte integrante della nostra vita quotidiana. Tuttavia, la frequenza e la durata di tali riunioni possono avere un impatto significativo sulla nostra salute mentale e fisica. In questo articolo, esploreremo quanto tempo dovrebbe durare una riunione online e quante pause dovremmo fare per ridurre lo stress. Analizzeremo alcuni consigli utili per gestire al meglio queste attività online, in modo da garantire un equilibrio tra il lavoro e la salute.
Riunioni online e l’importanza delle pause
La fatica digitale, uno stato di stanchezza derivante da un utilizzo prolungato dello schermo, ha registrato un aumento significativo. Secondo un recente studio condotto da Indeed, un popolare motore di ricerca per la ricerca del lavoro, nel mese di aprile 2021, il 52% dei lavoratori statunitensi ha confessato di sentirsi stanchi a causa di questo fenomeno, con il 67% che ha sottolineato un aggravamento della situazione nel corso del periodo pandemico. Risulta più alta la percentuale (38%) tra coloro che lavorano da casa.
Per contrastare tale situazione, vari interventi hanno proposto di ridurre la durata delle riunioni a soli quindici minuti, un’opzione abbracciata da numerosi dirigenti.
Ricerca condotta da Microsoft
Lo Human Factors Lab di Microsoft ha cercato di trovare una soluzione alla fatica dovuta alle riunioni, uno dei problemi principali della nostra nuova era di lavoro remoto ed ibrido. I ricercatori del laboratorio, che analizzano le interazioni tra l’uomo e la tecnologia, hanno monitorato 14 persone attraverso un apparecchio elettroencefalografico (EEG) durante due diverse sessioni di video riunioni. In un giorno, questi 14 volontari hanno partecipato a quattro riunioni consecutive di mezz’ora ciascuna, con ognuna incentrata su diverse attività, come la progettazione di uno schema per l’ufficio o la stesura di un piano di marketing.
Durante un determinato giorno, le quattro sessioni di mezz’ora sono state intercalate da intervalli di 10 minuti. Invece di spostarsi di fretta da un incontro all’altro, i partecipanti hanno praticato la meditazione con l’applicazione Headspace durante gli intervalli. Questi momenti tra gli incontri permettono al cervello di ripristinare le sue funzioni. Affinché i dati fossero puliti, a tutti i partecipanti è stata assegnata la stessa attività di meditazione durante questi intervalli, rendendo i risultati confrontabili.
La differenza tra i due casi
Gli incontri si sono svolti su due lunedì consecutivi ed alcuni partecipanti hanno iniziato senza interruzioni, mentre altri hanno fatto intervalli tra gli incontri. La ricerca ha dimostrato che queste pause tra gli incontri permettono al cervello di riprendersi, riducendo l’accumulo di stress. Nel corso delle due ore di riunioni consecutive, l’attività di onde beta, che è associata allo stress, è aumentata nel tempo. Tuttavia, quando ai partecipanti è stata data l’opportunità di meditare, l’attività di onde beta è diminuita, permettendo al cervello di riprendersi. Questo ripristino ha permesso ai partecipanti di iniziare l’incontro successivo in uno stato più rilassato. Il laboratorio di Microsoft ha usato cuffie EEG per monitorare l’attività di onde beta durante le riunioni, dimostrando come gli intervalli possano prevenire l’accumulo di stress.
Le pause di meditazione e le performance, la correlazione
Da questo studio è emerso come nelle successive riunioni diminuiscano la capacità di concentrazione e dedizione, se non vengono effettuati momenti di pausa.I partecipanti, infatti, quando hanno praticato pause di meditazione, hanno presentato modelli positivi di asimmetria alfa frontale, associati a un maggiore impegno durante la riunione. In assenza di pause, i livelli erano negativi, suggerendo minore dedizione dei partecipanti. Questo evidenzia che quando il cervello è sottoposto a stress, diventa più difficile mantenere la concentrazione. In sintesi, non solo le pause migliorano il benessere, ma potenziano anche la nostra efficienza lavorativa.
È emerso che passare da un incontro all’altro può essere fonte di notevole stress
Nei partecipanti a cui è stato negato il riposo, è stato notato che il passaggio da una chiamata all’altra ha scatenato un forte incremento dell’attività delle onde beta, ovvero dei livelli di stress. L’incremento dell’attività delle onde beta nel cervello è possibile attribuirlo molto probabilmente alla necessità di adattarsi velocemente a una nuova riunione dopo aver terminato la precedente. Dai risultati osservati infatti, i partecipanti hanno registrato un aumento dell’attività beta durante le entrate in nuove riunioni.
Al contrario, quando era previsto un intervallo di riflessione tra le riunioni, questa crescita delle onde beta tra una sessione e l’altra rallentava, rendendo il passaggio al successivo incontro più tollerabile e stabile. Le pause quindi non solo evitano questi picchi, ma conducono anche ad una riduzione dell’attività beta, connesse a un livello di stress più basso.
Conseguenze fisiche e mentali delle riunioni
Le riunioni sono una parte essenziale della vita aziendale, ma ci siamo mai chiesti quali siano le conseguenze fisiche e mentali che derivano da esse? Non è raro sentirsi esausti, stressati e persino annoiati dopo una riunione. Ma come rendere le riunioni più efficaci e meno dannose per il nostro benessere.
Ecco alcuni consigli che potrebbero giovare alla salute mentale e fisica di ognuno di noi:
- fissare brevi riunioni di 15 minuti che permettano di effettuare aggiornamenti sui progetti in corso
- tra una riunione e l’altra non far passare troppo tempo (una pausa lunga tra due sessioni risulta essere improduttiva)
- mantenere comunque 10 minuti di pausa tra i vari meeting
- durante le pause fare piccoli esercizi di meditazione e di respirazione
- alzarsi dalla propria scrivania ogni 15-20 minuti e facendo 1 minuti di esercizio fisico (camminata, streaching)
- bere molta acqua, aiuta a mantenere il nostro corpo e il cervello idratato
- assumere le giuste quantità di calorie e effettuare una buona divisione tra i macronutrienti (ad esempio la frutta secca è un’ottima alleata nei break in uffico)
- non bere troppi caffè
- avere una postazione comoda assicurandosi una sedia ergonomica, una scrivania ben posizionata e una buona luce
- non programmare con troppo anticipo meeting, questo potrebbe causare stress aggiuntivo
- alternare riunioni in presenza e meeting online
- evitare di mettere appuntamenti e riunioni importanti nelle tarde ore del pomeriggio, per evitare eccessiva stanchezza e poca lucidità
